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FAQ

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Preguntas frecuentes

Resolvemos las dudas más habituales antes de que empieces con SeibiX.

Sobre SeibiX

SeibiX es un software en la nube para empresas de mantenimiento, SAT y multiservicios. Reúne en un solo sitio los centros que mantienes y sus contratos, las incidencias, las tareas y los mantenimientos programados, el control horario de tu equipo (fichajes, cuadrante, vacaciones y ausencias), el chat de cada centro y el informe mensual que ve tu cliente. Funciona en el navegador del ordenador y del móvil.

SeibiX no es un programa genérico adaptado con parches. Está hecho para el flujo real de una empresa de servicios: el aviso entra (lo abre tu cliente desde su portal o tu oficina), lo asignas a una persona de tu equipo, ella trabaja en el centro y lo deja documentado con fotos, lo marca como resuelto y tu oficina lo cierra. A fin de mes, el informe de cada centro compara las horas hechas con las contratadas y te sirve de soporte para facturar con tu programa de siempre.

Para empresas que combinan oficina y personal en la calle atendiendo centros: multiservicios (limpieza, jardinería, conserjería, mantenimiento general), mantenimiento y SAT (climatización, electricidad, fontanería, gas, elevadores, informática) e instaladores con mantenimiento posventa. Los centros pueden ser de cualquier tipo: comunidades, colegios, oficinas, hoteles, instalaciones deportivas o locales comerciales.

Sí. Un GMAO (gestión de mantenimiento asistido por ordenador) organiza las incidencias, el mantenimiento preventivo y el historial de cada instalación. SeibiX cubre eso y añade lo que necesita una empresa de servicios: control horario de tu equipo, cuadrante de turnos, chat por centro y un portal para que tu cliente siga el trabajo.

SeibiX sirve igual a una empresa pequeña que a una con varias decenas de personas: eliges el plan por el número de centros y de usuarios (hasta 60 centros y 99 usuarios internos en Enterprise) y amplías con complementos cuando lo necesitas.

La aplicación está en español, y cada persona puede cambiar la interfaz a catalán, gallego, inglés, alemán, francés, italiano, neerlandés o portugués desde su perfil, así que en una misma empresa cada uno la usa en su idioma. Algunas traducciones aún se están completando. Las guías y los vídeos de ayuda, de momento, solo en español.

Implantación y puesta en marcha

Depende de cuántos centros y personas tengas. Para empezar rápido puedes cargar tus centros y tu equipo de una vez desde un CSV (plan Profesional o superior), y tu equipo solo necesita su móvil para empezar a fichar y ver su trabajo.

No. SeibiX es 100 % web: funciona en cualquier navegador actual (Chrome, Edge, Firefox o Safari) desde el ordenador, la tablet o el móvil. No hay servidores que mantener ni actualizaciones que instalar.

Tus centros y tu equipo los cargas tú mismo desde un CSV, con una vista previa que te enseña fila a fila qué entra y qué no antes de crear nada (plan Profesional o superior). Si prefieres que lo hagamos nosotros, contrata el alta asistida: se paga por centro y es gratis con la cuota anual. El histórico de otros programas no se importa.

Sí. En la puesta en marcha formamos a tu equipo y, dentro de la aplicación, tienes guías de uso para cada perfil: oficina, personal de campo y clientes. Si necesitas más sesiones, la hora de formación adicional cuesta 45 €.

Sí, de dos formas. Te la enseñamos en una demo de 30 minutos con ejemplos de tu sector. Y la pruebas con tus datos durante 14 días, gratis y sin dar datos de pago: nos la pides y te la activamos. Si al terminar no sigues, no se te cobra nada. Pídenos la demo o la prueba desde «Reservar demo».

Uso diario y operativa

Las puede abrir tu oficina desde el panel, una persona de tu equipo desde el móvil (por ejemplo, si detecta algo en una visita) o tu cliente desde su portal. Todas llegan al mismo listado, con su prioridad, su plazo y su estado, y al darlas de alta eliges a quién del centro avisar.

La persona de tu equipo abre la incidencia o la tarea en el móvil, completa el checklist si lo tiene, añade fotos y notas, y la marca como resuelta. Tu oficina la revisa y la cierra. Queda en el historial del centro con su fecha, su autor y sus fotos, y entra en el informe mensual.

Sí. Cada prioridad tiene su plazo de resolución, que ajustas en los datos de tu empresa, y el listado marca las incidencias que se pasan.

Sí, y sin pasar por ninguna tienda de aplicaciones. SeibiX funciona en el navegador del móvil y, si quieres, se añade a la pantalla de inicio como una app más (en iPhone hace falta para recibir avisos). Desde el móvil, tu equipo ficha la entrada y la salida, ve sus tareas e incidencias, adjunta fotos del trabajo y pide sus vacaciones. Solo necesita un smartphone con conexión y un número de móvil para recibir el código de acceso por SMS.

Sí. Cada fichaje queda registrado con su hora de entrada y salida y, si lo activas, con su ubicación. SeibiX calcula la jornada y las estadísticas semanales y mensuales de cada persona, y lo exportas a PDF para nóminas o una inspección.

Sí. Cada persona pide sus vacaciones o permisos desde el móvil y la oficina los aprueba o rechaza; las bajas las registra la oficina. Llevas el saldo de vacaciones de cada uno y el calendario laboral con los festivos nacionales precargados y los locales que añadas.

Cada centro tiene dos conversaciones que se crean solas: una interna, entre tu oficina y las personas de tu equipo que trabajan en ese centro, y otra con el cliente, a la que sumas a quien quieras de tu equipo. Admite menciones con @, fotos y PDF, doble check de leído, y editar o borrar un mensaje durante 48 horas. Si escribes # y el código de una incidencia o de una tarea del centro, el chat la enlaza para abrirla de un toque. Funciona igual en el móvil.

SeibiX te avisa sola de lo importante: una incidencia nueva o que cambia de estado, una tarea que te asignan o te retiran, una mención en el chat o el informe del mes ya cerrado. Los avisos llegan a la campana de la aplicación y, si los activas en tu perfil, también como notificación en el móvil o el ordenador (en iPhone, con SeibiX en la pantalla de inicio). Al dar de alta una incidencia eliges a quién del centro avisar. A tu equipo las notificaciones le llegan en su horario de trabajo.

Sí. Los fichajes, las tareas, los mantenimientos programados y el registro de auditoría se exportan a PDF o CSV desde su propio listado.

Módulos y funcionalidades

Todos los planes incluyen incidencias, tareas, control horario con geolocalización, chat por centro, portal para tus clientes y verificación en dos pasos. Desde Profesional se suman contratos y servicios recurrentes, mantenimientos programados, cuadrante de turnos, informes con tu logotipo, registro de auditoría y alta de centros y personal por CSV. Enterprise añade soporte prioritario y más capacidad. El detalle, en Planes y precios.

Das de alta el contrato de cada cliente con sus servicios y lo vinculas a sus centros y a tu equipo. Los servicios recurrentes se aplican solos y el contrato es la base de los mantenimientos programados. En el panel de inicio ves los contratos que están a punto de vencer. Desde el plan Profesional.

Sí, desde el plan Profesional. Defines el mantenimiento con su frecuencia y SeibiX genera solo las tareas, con su checklist y sus fotos. Las ves en lista, en tablero o en calendario, y las exportas a CSV o PDF.

Es el horario tipo de tu equipo: qué días trabaja cada persona, en qué franjas y en qué centro. Lo ves por semanas, con el total de horas de cada persona y, si quieres, el resumen de horas por centro; y por meses, con las vacaciones y ausencias encima. La semana se exporta a PDF para repartirla o archivarla. Incluido desde el plan Profesional.

Sí, desde el plan Profesional. El informe mensual de cada centro sale con el logotipo de tu empresa y tu cliente lo descarga él mismo desde su portal. Cuando cierras el mes, le llega un correo avisándole de que está listo.

Con el complemento Stock (desde el plan Profesional): existencias y mínimos en tu almacén y en cada centro, una lista de reposición con lo que hay que comprar y lo que hay que llevar, peticiones de material desde el móvil y albaranes de reparto con la foto del albarán firmado.

Cuéntanoslo. Podemos desarrollar un módulo a medida para tu empresa a través de Shikoba, el equipo que hay detrás de SeibiX.

Planes, precios y facturación

Pagas una cuota mensual según tu plan (Esencial, Profesional o Enterprise) y, si te hacen falta, complementos: más centros, más usuarios, más SMS o el módulo de Stock. Si pagas el año por adelantado, te ahorras dos meses. No hay permanencia ni preaviso: para darte de baja nos escribes a info@seibix.com y sigues teniendo acceso hasta el final del periodo que ya has pagado (lo pagado no se devuelve). Los complementos los das de baja tú mismo desde «Mi suscripción». Tienes el detalle en Planes y precios.

Con la cuota anual pagas 10 meses en lugar de 12 y no pagas el setup inicial, que incluye la carga de tus centros y tu equipo (250 € en Esencial, 500 € en Profesional y 700 € en Enterprise). Además, el alta asistida de tus centros te sale gratis.

Sí, cuando quieras. Si subes de plan, el cambio se aplica al momento y pagas solo la parte proporcional. Si bajas, se aplica en la siguiente renovación.

Al dar de alta un centro o una persona que ya no cabe en tu plan, SeibiX te dice qué ampliación hace falta y cuánto cuesta, y la contratas y creas el alta en el mismo paso. Si te sale más a cuenta cambiar de plan, también te lo dice.

No se corta nada: tu equipo sigue subiendo fotos y recibiendo sus códigos. El exceso se factura aparte a 5 € por GB y 0,12 € por SMS. Si lo vas a necesitar a menudo, te sale más barato un paquete: +50 GB por 15 €/mes o 100 SMS por 8 €/mes.

Tarjeta, domiciliación bancaria (SEPA) o transferencia, tanto en cuota mensual como anual. Todos los precios de la web son sin IVA.

Podemos bloquear el acceso a la cuenta hasta que el pago se regularice.

Usuarios, roles y accesos

En tu empresa hay cuatro: dueño, coordinador, supervisor y empleado, cada uno con permisos por módulo y por acción. En el lado de tu cliente hay tres: administrador, responsable y personal del centro, y cada uno ve solo los centros que le asignes.

Sí. Los permisos se ajustan por perfil, por módulo y por acción, así que cada persona de tu equipo ve y hace solo lo que le corresponde. Tus clientes, además, solo ven los centros que les asignes.

Sí. Puedes dar acceso a las personas de cada centro que mantienes (el administrador de fincas, el responsable o el personal del centro), y cada una ve solo los centros que le asignes, nunca los de otros. Desde su portal abren y siguen sus incidencias, ven las tareas y los mantenimientos programados, el historial de lo que se ha hecho, el informe mensual de horas y los documentos que decidas compartir, y hablan contigo por el chat del centro. No ven los fichajes de tu equipo ni nada económico. Incluido en todos los planes.

Con su acceso ve el historial de actuaciones (tareas hechas, las que no se pudieron hacer y por qué, e incidencias resueltas con sus fotos) y el informe mensual: horas hechas frente a las contratadas, porcentaje de cumplimiento y tiempo medio de resolución. Cuando cierras el mes, el informe queda congelado y se le avisa. Puede descargarlo en PDF, Excel o CSV.

Sí, para todas las personas y en todos los planes. Al entrar desde un dispositivo nuevo se pide un código por correo o por SMS (tu equipo de campo lo recibe siempre por SMS), y cada uno elige su método por defecto. Hay códigos de recuperación para quien usa el correo, y puedes marcar el dispositivo como de confianza. Cada plan incluye SMS al mes: 50 en Esencial, 300 en Profesional y sin límite, con uso razonable, en Enterprise. Si se acaban, los códigos siguen llegando y el exceso se factura aparte.

No. Entran con un nombre de usuario y reciben el código de acceso por SMS en su móvil.

Seguridad, datos y privacidad

Tus datos están alojados en servidores dentro de la Unión Europea, con copias de seguridad automáticas y cumpliendo el RGPD. El acceso se protege con verificación en dos pasos: código por correo electrónico o por SMS, con códigos de recuperación por si pierdes acceso al teléfono. Todas las acciones sobre datos sensibles quedan registradas en un log de auditoría.

Sí, desde el plan Profesional. Las altas, cambios y borrados sobre datos sensibles quedan en un registro que no se puede modificar: quién lo hizo, qué cambió y cuándo. Lo filtras y lo exportas desde tu panel.

Sí, los datos son de tu empresa. Los exportas cuando quieras a PDF o CSV desde cada listado. Desde tu perfil también puedes cerrar las sesiones abiertas de tu cuenta.

Sigues teniendo acceso hasta el final del periodo que ya has pagado, así que puedes exportar todo lo que necesites antes de irte.

El acceso a ese centro se corta en el momento, y sus datos se borran al vencer el plazo de conservación, conforme al RGPD. Mientras tanto puedes exportar todo lo que necesites.

Lo decide tu empresa. Las fotos y documentos que se comparten en el chat caducan según el plazo que elijas, para no guardar nada más tiempo del necesario.

Soporte y actualizaciones

Desde la propia aplicación abres un ticket y te responde una persona del equipo, en español. También puedes escribirnos a info@seibix.com o llamarnos al 634 572 000.

Desde el menú Tickets de la aplicación: cuentas qué pasa, adjuntas una captura si quieres y te contestamos ahí mismo. Cada ticket lleva una referencia para seguirlo. Y en Ayuda tienes las guías de uso de tu perfil.

Por teléfono, de lunes a jueves de 9:00 a 18:00 y los viernes de 9:00 a 15:00. Por correo y por tickets puedes escribirnos siempre. El soporte es por email en Esencial, por email y teléfono en Profesional, y prioritario en Enterprise.

No. SeibiX es web, así que las mejoras se aplican solas, sin instalar nada ni parar el trabajo.

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